Organiser un événement professionnel est une tâche complexe qui nécessite une planification minutieuse et une attention aux détails.
Voici un guide pour vous aider à organiser un événement réussi à l'Espace La Parenthèse, un espace idéal pour vos réunions, séminaires, formations et autres événements d'entreprise.
1- Définir l'objectif de votre événement
Avant de commencer à organiser, il est important de définir clairement l'objectif de votre événement.
Que ce soit une formation, un séminaire, une réunion stratégique ou un team-building, connaître vos objectifs vous aidera à structurer votre événement de manière efficace.
2. Choisir la date et l’heure
Sélectionnez une date et une heure qui conviennent à la majorité des participants. Assurez-vous de vérifier la disponibilité de l'Espace La Parenthèse à la date souhaitée, car cet espace fonctionne sur réservation.
3. Pour les groupes : organisation clé en main
Si vous êtes en manque d’inspiration pour vos événements, laissez-nous carte blanche pour créer votre événement.
Nous nous chargeons de tout ou partie de l’organisation, en passant par la coordination des intervenants et prestataires ainsi que l’exécution de l’événement, que ce soit pour des séminaires, réunions, notre équipe s’assura que chaque détail est pris en compte.
4. Réserver l'espace
Contactez nous, pour réserver l'espace nécessaire.
La Parenthèse propose différents espaces modulables : 3 salles de réunion pouvant accueillir de 5 à 100 participants.
En U, en théâtre, en lounge, ou en cocktail, c'est vous qui choisissez, on s'occupe de tout !
Vous pouvez opter pour une location à l'heure, à la demi-journée, journée complète ou soirée.
Vous pouvez également privatiser l'ensemble de l'Espace La Parenthèse pour vos séminaires, réunion ou encore formation.
5. Planifier les services et équipements
L'Espace La Parenthèse offre des équipements tels que le WiFi, un vodéoprojecteur avec écran grand format, un écran LCD, des paperboards, et des équipements de sonorisation.
Pensez également à réserver des prestations complémentaires comme la restauration sur place, qui est disponible sur demande.
6. Organiser la logistique
La Parenthèse est située au centre-ville de Bourg en Bresse, et dispose de plusieurs parkings à proximité (Parking de l'Hôtel de Ville, parking de la Grenouillère, et le parking gratuit du Champ de Foire) avec un accès facile via le réseau de bus et à 10 minutes à pied de la gare).
Assurez-vous que vos participants connaissent ces détails logistiques pour faciliter leur arrivée.
7. Planifier les activités
En fonction de l'objectif de votre événement, planifiez des activités pertinentes.
La Parenthèse peut accueillir diverses activités telles que des sessions de formation, des séminaires, des activités de team-building et même des activités des ateliers créatifs.
8. Communiquer avec les participants
Envoyez des invitations détaillées à tous les participants, incluant l'agenda de l'événement, les informations de logistique, et les instructions spécifiques.
Utilisez des outils de gestion d'événements pour suivre les confirmations et répondre à toute question.
9. Déroulement de l'événement
Le jour de l'événement, nous nous assurons avec vous que tout est en place.
Accueillez vos participants et commencez l'événement en respectant l’agenda prévu.
Profitez des espaces de détente comme l’espace lounge pour vos pauses.
10. Évaluation post-événement
Après l'événement, recueillez les retours des participants pour évaluer ce qui a bien fonctionné et ce qui pourrait être amélioré. Utilisez ces informations pour améliorer vos futurs événements.
En respectant ces étapes, vous augmentez vos chances de réussite pour votre événement professionnel à l'espace la Parenthèse, un lieu qui allie confort, bien-être et professionnalisme pour dynamiser votre entreprise !
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